کلایتون اوتس بنیان‌گذار و مدیر محصول شرکت QA Business و یکی از رهبران فکری صنعت فناوری حسابداری است. کاسیتون و تیمش تاکنون به بیش از ۲۵ هزار کسب‌وکار و مشاورانشان کمک کرده‌اند تا با بهره‌گیری از تکنولوژی‌های حسابداری، شفافیت و کارایی بیشتری در عملکرد خود داشته باشند. او در پاسخ به این سؤال که «چگونه یک حسابدار مناسب می‌تواند به‌عنوان مربی کارآفرینان خدمت کند؟» نکات جالبی در مقاله‌ی خود به اشتراک گذاشته است.

 اگر در حال حاضر یک کسب‌وکار کوچک را اداره می‌کنید یا برای قدم نهادن در این راه برنامه‌ریزی می‌کنید، یکی از بهترین منابع شما، فردی است که انتظارش را ندارید. او یکی از اولین استخدام‌های شما، دستیار شخصی یا حتی وکیل شرکت نیست؛ بلکه فردی است که تراز بودجه‌ی شما را به دست می‌آورد، صورت سود و زیان و مالیات شرکت را آماده می‌کند و همچنین کمک می‌کند از تکنولوژی خود بیشترین بازدهی را به دست آورید: این شخص حسابدار شما است.

یک حسابدار خوب با توجه به دانش و تجربه‌ی وسیعی که از همکاری با کسب‌وکارهای مختلف به دست آورده، حتی می‌تواند نقش شریک و مشاور شما را هم به عهده بگیرد.

اگر در حال حاضر می‌خواهید یک حسابدار استخدام کنید، ضروری است که سؤالات مناسب و مهمی از او بپرسید. زمانی که کارمند جدیدی (ازجمله حسابدار) به تیم شما اضافه شد، باید خودتان را برای مراحل و پرسش‌های بعدی آماده سازید و درعین‌حال محدوده‌ی عملکرد او را مشخص کنید.

چگونه حسابدار مناسبی را انتخاب کنیم؟

حسابدار شما به‌طور بالقوه، مورد اعتمادترین مشاور کسب‌وکار شما است. مسلماً می‌دانید حضور فرد قابل‌ اعتمادی که از نخستین مراحل راه‌اندازی شرکت، امور مالی را به‌درستی درک کند، تا چه اندازه ضروری است.

بنابراین شما باید حسابداری را بیابید که با ارزش‌های اصلی و اهداف شرکت هماهنگ باشد و به‌عنوان یک معلم و مربی همراهی‌تان کند. به کسی نیاز دارید که آینده‌ی شرکت را مهم بداند و حقایق را، هرچند تلخ، با شما در میان بگذارد. رابطه‌ی نزدیک و قوی با یک حسابدار معتمد به شما کمک می‌کند برای چالش‌های پیش رو آماده‌باشید.

هنگامی‌که به دنبال یک حسابدار خوب می‌گردید، مراقب زنگ خطرهای بالقوه نیز باشید. اگر در جلسه‌ی مصاحبه با یک حسابدار، پیش خود فکر می‌کنید: «ولی این توصیه درست به نظر نمی‌رسد» به این حس اعتماد کنید. به‌عنوان‌ مثال فرض کنید با حسابداری صحبت می‌کنید که تأکید دارد باید به نحوی از زیر بار مالیات فرار کنید، درحالی‌که به لحاظ قانونی هیچ مشکلی برای حداقل کردن مالیات‌ها وجود ندارد. حتماً نمی‌خواهید با فردی شریک شوید که از ابتدای کار دفتر کل شما را لکه‌دار می‌کند.

اگر حس می‌کنید با ریسک‌هایی که حسابدار متمایل به پذیرش آن‌ها است، راحت نیستید، احتمالاً او گزینه‌ی مناسبی برای کسب‌وکار شما نخواهد بود. اجازه ندهید یک حسابدار، شرکت را به مسیری هدایت کند که با ارزش‌های اصلی شما سازگار نیست.

یکی دیگر از علائم خطر، در دسترس نبودن حسابدار است. اگر تماس گرفتن با فرد حسابدار سخت است، یا او برنامه‌ریزی منسجمی ندارد و مرتباً در شرکت حضور نمی‌یابد، احتمالاً فاقد زمان یا مهارت‌های لازم برای همکاری با شما است. فردی را پیدا کنید که بتواند رهبری یک تیم را به عهده بگیرد و عوامل غیر منتظره‌ی بخش خدمات مشتریان را هم به‌درستی تشخیص بدهد.

نکاتی که هرگز نباید از حسابدار بخواهید

زمانی که حسابدار خوبی پیدا کردید، آخرین کاری که باید انجام بدهید این است که او را به سمت کارهای غیر ضروری سوق بدهید یا سؤالات مشکوک و مبهمی از او بپرسید. به این نکات توجه کنید:

هرگز از حسابدار نخواهید به کارهای خودکارشده مشغول شود

برخی از کارآفرینان از حسابدار می‌خواهند که دفترچه‌ی چک آن‌ها را کنترل کنید، یا پروسه‌های پرداخت، رسیدها و تراکنش‌های پولی را دستی وارد کند؛ درحالی‌که امروز این وظایف به‌راحتی خودکار شده‌اند.

روی فناوری و سیستم‌های خودکاری سرمایه‌گذاری کنید که روند کاری خودتان و حسابدارتان را کاراتر می‌کند. اپلیکیشن‌ها و ابزارهای فنّاوری بسیار خوبی وجود دارند که از اتلاف وقت حسابدار بابت آنالیزهای دستی، جلوگیری می‌کنند. اگر از حسابدار بخواهید همه‌ی فرایندهای محاسباتی را دستی تکمیل کند (مثل انتقال خودکار اطلاعات بانکی به سیستم حسابداری شما)، پول و زمان شرکت و تخصص حسابدار را به هدر داده‌اید.

از حسابدار نپرسید که وضعیت عملکرد کسب‌وکار شما چیست

چرا؟ این نکته‌ای است که شما باید در حال حاضر از آن آگاهی داشته باشید! برخی از مالکان کسب‌وکار به‌جای اینکه وظایف خاصی را به افراد کارشناس و متخصص واگذار کنند، وظایف اصلی خود را (که شامل اداره و مدیریت شرکت است) کنار می‌گذارند. تفاوت کلیدی این دو وضعیت، مسئولیت‌پذیری رهبر است.

به عنوانت یک مالک و مجری کسب‌وکار، شما باید مسئولیت نهایی همه‌ی جوانب کسب‌وکار ازجمله امور مالی را بپذیرید. حسابدار شما می‌تواند به شما در برنامه‌ریزی و تفسیر اعداد کمک کند، اما هنوز باید سعی کنید دانش خود را در زمینه‌ی خواندن داده‌ها، افزایش دهید.

بسیاری از کارآفرینان در پاسخ به این سؤال که کسب‌وکارشان به لحاظ مالی در چه شرایطی قرار دارد، می‌گویند: «حسابدار/ دفتردار شرکت این مسائل را مدیریت می‌کند.» و این یک معضل اساسی محسوب می‌شود. اگر می‌خواهید کسب‌وکار موفقی داشته باشید، برای درک و شناخت امور مالی و پیاده‌سازی سیستم‌ها وقت بگذارید و اطمینان حاصل کنید که این اطلاعات همیشه در دسترس هستند.

هرگز از حسابدار نخواهید قوانین را دور بزند

حتی یک‌بار و « استثنائا» از حسابدار شرکت انتظار نداشته باشید که کاری غیر قانونی یا غیر اخلاقی انجام دهد. همیشه صحت و سلامت کسب‌وکارتان را حفظ کنید، در غیر این صورت عواقب این تصمیم روزی گریبان شرکت را خواهد گرفت. حتی اگر در آینده با بن‌بست مواجه نشوید، ولی مجبور می‌شوید بهای سنگینی بابت این انتخاب بپردازید.

سؤالاتی که باید از حسابدار بپرسید

چه تجربه‌هایی در صنعت ما دارید؟

حسابداران معمولاً تخصص خود را روی بازارهای خاص عمودی متمرکز می‌کنند، مثل حسابداری برای پزشکان یا شرکت‌های ساختمانی. به‌این‌ترتیب آن‌ها دانش خود را در خصوص یک صنعت و سیستم‌های آن، افزایش می‌دهند.

برخی از حسابداران در زمینه‌ی استفاده از یک نرم‌افزار یا راه‌حل‌های خاص صنعت متخصص هستند، به همین دلیل می‌تواند ابزارها و تکنولوژی‌های خوبی را برای اجرا و پیاده‌سازی به شما توصیه کنند. پیش از اینکه روی فناوری خاصی سرمایه‌گذاری کنید، مطمئن شوید که راه‌ حل پیشنهادی حسابدار برای رفع نیازهای کسب‌وکار شما مناسب است.

برنامه‌ی زمانی همکاری ما چیست؟

به‌منظور حداکثر استفاده از راهنمایی‌های این مشاور مورد اعتمادتان، با او قرار بگذارید که به‌طور منظم با شما ملاقات کند (یا به‌صورت آنلاین در تماس باشد). به یاد داشته باشید که حسابدار، متخصصی است که از شما حمایت می‌کند. به‌عنوان یک مالک کسب‌وکار باید دائماً با او در تماس باشید، به‌ویژه اگر مراحل اولیه‌ی کار را می‌گذرانید. هرچه ارتباط بیشتر و قوی‌تری با حسابدار شرکت داشته باشید، از مربیگری صادقانه و همدلی او بیشتر بهره‌مند می‌شوید و اطلاعاتی را به دست می‌آورید که شاید درخواست نکرده‌اید، اما مسلماً به آن نیاز خواهید داشت.

اگر شما مالک این کسب‌وکار بودید، چه می‌کردید؟

وقتی صحبت از مسائل مالی است، هیچ مشکلی نیست که از حسابدار بخواهید خودش را جای شما بگذارد. با توجه به اینکه او در این زمینه باتجربه و ماهر است، احتمالاً با مخاطبان زیادی نظیر شما کارکرده‌اند.

مزیت دیگر: حسابداران می‌توانند در نقش اتصال‌دهنده و رابط، فوق‌العاده عمل کنند. گرچه آن‌ها با اعداد و سیستم‌ها کار می‌کنند، اما افراد زیادی را نیز می‌شناسند. می‌توانید از حسابدار خود بپرسید: «چه افراد دیگری باید در تیم ما حضورداشته باشند؟» البته همیشه تحقیقاتتان را تکمیل کنید ولی با گزینه‌های پیشنهادی او نیز مصاحبه کنید.